Положение об отделе по работе с письмами и обращениями граждан

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе по работе с письмами, обращениями граждан и организаций
СРОО «Защита прав и интересов сотрудников
правоохранительных органов»

1.     Общие положения

1.1.Отдел по работе с письмами и обращениями граждан СРОО Защита прав и интересов сотрудников правоохранительных органов» (далее — отдел) является структурным подразделением Секретариата Координационного совета, подчиненным заместителю председателя по общим вопросам и развитию деятельности курирующему данный отдел.

1.2.Структура отдела, его штатная численность и финансирование деятельности устанавливается председателя организации по представлению руководителя Секретариата Координационного совета.

1.3.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», уставом Организации.

1.4.Деятельность отдела регламентируется настоящим Положением, работа специалистов — должностными инструкциями.

1.5.Специалисты отдела назначаются на должность и освобождаются от должности председателем организации по представлению руководителя секретариата Координационного совета.

1.6.Для регистрации обращений граждан и служебной корреспонденции отдел применяет регистрационный штамп с наименованием отдела по работе с обращениями граждан.

1.7.Отдел работает со сведениями, отнесенными законодательством Российской Федерации к конфиденциальной информации, исполняет требования о конфиденциальных данных.

2.     Цели и задачи

Основными целями отдела являются:

Организация и координация работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за принятием решений по ним в установленные сроки.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

• постоянное совершенствование форм и методов работы с обращениями граждан в организации, её структурных подразделениях;
• обеспечение организации работы с обращениями граждан, контроля за исполнением в нормативные сроки;
• подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;
• сокращение количества повторных обращений;
• выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с обращениями граждан.

3.     Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

3.1.Организует приемы граждан по личным вопросам председателем организации, заместителями председателя организации и руководителями структурных подразделений:

• составляет график приема граждан по личным вопросам председателя организации, заместителями председателя организации и руководителями структурных подразделений;
• осуществляет запись граждан на прием к председателю организации и его заместителям;
• обеспечивает проведение приемов граждан председателем организации и его заместителями;
• осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приемах;

3.2. Организует рассмотрение письменных обращений граждан:

• принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступивших обращений граждан на рассмотрение руководству организации в соответствии с распределением обязанностей;
• передает рассмотренные руководством обращения на исполнение в структурные подразделения;
• осуществляет оперативный контроль за исполнением обращений по срокам на основе электронной программы учета и поиска документов;
• осуществляет оформление исполненных документов в дела временного хранения;
• обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство организации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;
• обобщает сведения о количестве и характере обращений граждан, систематически знакомит руководство организации с аналитическими и электронными материалами;
• оказывает структурным подразделениям методическую и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан.

3.3. Контролирует исполнение решений по обращениям граждан.

4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:

• представлять общественную организацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• вносить на рассмотрение руководителям организации предложения по вопросам совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан;
• направлять в организации письма граждан, относящиеся к их компетенции и ранее ими не рассматривавшиеся;
• контролировать сроки исполнения обращений граждан, запрашивать в подразделениях сведения о ходе их исполнения;
• запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений общественной организации информацию и другие дополнительные материалы, касающиеся вопросов, поставленных в письменных и устных обращениях граждан;
• возвращать исполнителям на доработку ответы граждан, подготовленные с нарушением установленных требований;
• проводить проверки организации работы с обращениями граждан в структурных подразделениях общественной организации;
• вносить руководству организации предложения о применении дисциплинарных взысканий в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
• участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с обращениями граждан, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан;
• разрабатывать предложения о структуре отдела, должностные инструкции работникам; вносить руководству предложения о назначении, перемещении и увольнении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий; вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов.

4.2. Отдел обязан:

• соблюдать установленные Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;
• соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

5. Ответственность

5.1.Отдела несет ответственность за:

• обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;
• соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил противопожарной безопасности.

5.2.Объём персональной ответственности специалистов отдела за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения.Связи

Отдел взаимодействует:

• со структурными подразделениями общественной организации — по вопросам работы с обращениями граждан и организаций;
• с АХЧ — по вопросам материально — технического обслуживания;
• со специалистом по  информационно-техническому обеспечению по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами;